SISTEM KEARSIPAN (STUDI KASUS PADA DINAS TATA RUANG KABUPATEN KUTAI TIMUR)

Abstract

Sistem kearsipan merupakan bagian paling penting dalam kegiatan administrasi yang harus mendapat perhatian utama dan pertama. Sistem kearsipan dianggap penting karena arsip yang merupakan memori, bahan acuan, dan juga bahan pertanggung jawaban harus dikelola dan dijaga keutuhannya. Hal ini juga diamanatkan dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 bahwa Arsip harus dikelola dan diselamatkan oleh Negara.

Tujuan Penelitian ini untuk mendeskripsikan sistem kearsipan pada Dinas  Tata Ruang Kabupaten Kutai Timur dan kendala- kendala yang dihadapi dalam sistem kearsipan. Pendekatan penelitian yang digunakan adalah kualitatif deskriptif dan didukung dengan data sekunder. Jenis data yang digunakan adalah data primer diperoleh dari hasil wawancara dan data sekunder diperoleh dari pengolahan data dan observasi. Teknik analisis data dimulai dari pengumpulan informasi melalui wawancara dan pada tahap akhir dengan menarik kesimpulan.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem  kearsipan pada Dinas Tata Ruang Kabupaten Kutai Timurbelum berjalan sesuai dengan yang seharusnya, dimana dalam sistem kearsipan pada Dinas Tata Ruang Kabupaten Kutai Timur masih sangat sederhana dan belum diterapkan sistem peminjaman yang sesuai prosedur  serta kendala- kendala yang mempengaruhi sistem kearsipan seperti sumber daya manusia, sarana dan prasarana dalam hal ini alat penyimpanan arsip juga termasuk pembiayaan  arsip  belum  tersedia  dan  belum  sesuai  kebutuhan,  sehingga kegiatan kearsipan belum berjalan dengan baik sesuai dengan diharapkan.