PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS (Sudi Kasus Pada Kantor Kecamatan Sangatta Utara Kabupaten Kutai Timur)

Abstract

Noni, Pengelolaan Arsip Dinamis (Studi Kasus Pada Kantor Kecamatan Sangatta Utara Kabupaten Kutai)  Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui, 1) pengelolaan arsip dinamis, 2) hambatan-hambatan  dalam  pelaksanaan  pengelolaan  arsip  dinamis,  3)  upaya dalam mengatasi hambatan pengelolaan arsip dinamis di Kantor Kecamatan Sangatta Utara Kabupaten Kutai Timur.

Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Informan penelitian dalam penelitian ini berjumlah lima orang yaitu, satu orang Kepala Bagian Sekretariat, dan empat orang petugas kearsipan pada Bagian Sekretariat,  Seksi  Pelayanan  Umum,  Seksi  Perekonomian  dan  Pembangunan, serta Seksi Kesejahteraan  Masyarakat. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah observasi, wawancara dan dokumentasi. Langkah-langkah dalam menganalisis data adalah menggunakan teknik pengumpulan data, reduksi data, penyajian data, dan pengambilan kesimpulan. Pemeriksaan keabsahan data dilakukan dengan triangulasi sumber dan metode.

Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa secara umum pengelolaan arsip dinamis (Studi Kasus pada Kantor Kecamatan Sangatta Utara Kabupaten Kutai Timur) meliputi: 1) Penciptaan arsip dinamis yang meliputi penciptaan surat masuk dan surat keluar.2) Penggunaan arsip yang meliputi peminjaman arsip yang menggunakan lembar pinjam arsip dan penemuan kembali arsip yang menggunakan kartu kendali serta daftar pencarian arsip. 3) Pemeliharaan arsip dilakukan dengan membersihkan arsip dari debu menggunakan kemoceng. 4) Penyusutan arsip  yang dilakukan setiap satu tahun sekali. 5) Faktor-faktor yang mempengaruhi pengelolaan arsip meliputi: a) sistem yang digunakan adalah sistem kartu kendali dengan sistem penyimpanan nomor kode klasifikasi serta menggunakan azas kombinasi sentralisasi-desentralisasi, b) fasilitas belum mencukupi karena masih kurangnya dana   yang  dianggarkan   untuk   pengadaan   fasilitas,   b)  kurangnya   pegawai kearsipan, dan latar belakang pendidikan yang belum lulusan kearsipan, c) pencahayaan ruangan arsip sudah cukup, tetapi suhu udara masih belum kondusif. Hambatan  yang  dihadapi,  yaitu:  pengelolaan  arsip  masih  terhambat  karena kurangnya fasilitas yang digunakan, kurangnya pegawai dan kemampuan serta pengetahuan pegawai kearsipan, pemeliharaan arsip yang masih belum optimal. Upaya mengatasi hambatan-hambatan, yaitu : mengajukan proposal penambahan dana  untuk  pengadaan  fasilitas  kearsipan,  pemanfaatan  sarana  dan  prasarana secara maksimal, mengoptimalkan pegawai yang layak untuk jabatan bidang kearsipan, arsip sering dibersihkan agar terhindar dari kerusakan.