IMPLEMENTASI TENTANG SISTEM PENGELOLAAN KEARSIPAN DI KANTOR KECAMATAN SAMARINDA ULU

Abstract

Arsip mempunyai nilai dan peran penting karena arsip merupakan bahan bukti resmi mengenai penyelenggaraan administrasi pemerintahan dan kehidupan kebangsaan Bangsa Indonesia dalam rangka usaha untuk meningkatkan daya guna dan tepat guna administrasi aparatur negara.

Tujuan kegiatan kearsipan yang dielenggarakan oleh pemerintah dimaksudkan untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.

Arsip sebagai salah satu sumber informasi membutuhkan suatu sistem pengelolaan yang tepat sehingga dapat menciptakan efektifitas, efisiensi, dan produktifitas bagi organisasi yang bersangkutan.

Pengelolaan arsip dalam sebuah lembaga ternyata tak mudah. Terutama, bagi lembaga pemerintah. Padahal arsip tergolong penting, khususnya untuk dokumentasi berkas, sesuai Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan PP Nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009.

Penyelenggaraan tata kearsipan yang baik harus dapat menjamim ketersediaan arsip yang memberikan kepuasan bagi pengguna serta menjamin keselamatan arsip itu sendiri.Indikator keberhasilan penyelenggaraan arsip adalah sejauh mana kearsipan tersebut memberikan kontribusi dalam pencapaian tujuan organisasi.

Pemusnahan atau disposal arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta yang tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut harus dilakukan secara total, yaitu dengan membakar habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat lagi di kenai baik isi semaupun bentuknya .

Arsip-arsip yang sudah tidak mempunyai nilai kegunaan apabila di simpan terus- menens akan menimbiilkan masalah tersendiri, baik bagi para pegawai pada umumnya maupun bagi pegawai kearsipan khususnya, dan bagi pimpinan organisasi itu sendiri, karena arsip-arsip tersebut membutuhkan tenaga, biaya, peralatan yang tidak sedikit bagi perawatannya.